Les 3 formats de facture électronique acceptés
Factur-X, UBL, CII : spécifications, compatibilité ERP, profils requis et critères de choix pour votre mise en conformité 2026.
Pourquoi le format de facture est déterminant
La réforme de la facturation électronique 2026-2027 ne se limite pas à dématérialiser vos factures. Elle impose l'utilisation exclusive de formats structurés — c'est-à-dire des fichiers dont les données sont lisibles et interprétables automatiquement par les systèmes informatiques. Un simple PDF « image » ou PDF texte sans données XML embarquées ne sera plus accepté comme facture électronique conforme.
Ce changement est fondamental. Jusqu'ici, envoyer un PDF par e-mail était considéré comme de la facturation électronique. Après la réforme, seuls trois formats sont reconnus par le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes Agréées (PA) : Factur-X, UBL 2.1 et UN/CEFACT CII D22B.
Le choix du format impacte directement votre chaîne de facturation : compatibilité ERP, coût d'intégration, lisibilité humaine, interopérabilité avec vos partenaires. Comprendre ces trois formats est une étape indispensable de votre préparation.
Les 3 formats en un coup d'œil
Factur-X
Format hybride franco-allemand combinant un PDF/A-3 lisible par l'humain et un fichier XML CII embarqué. Aussi connu sous le nom ZUGFeRD 2.x en Allemagne. Le PDF est visualisable dans n'importe quel lecteur, l'XML est traité automatiquement par les systèmes comptables.
- Standard : EN 16931 + profil français
- 6 profils : Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended, Extended-CTC-FR
- Profil minimum requis en France : Extended-CTC-FR
UBL 2.1
Universal Business Language, standard OASIS utilisé dans le réseau PEPPOL et déjà adopté pour la facturation B2G via Chorus Pro. Format XML pur, sans composante PDF. Très répandu dans les grandes entreprises et les échanges transfrontaliers européens.
- Standard : OASIS UBL 2.1 + CIUS-FR
- Déjà utilisé par Chorus Pro et PEPPOL
- Profil requis en France : CIUS-FR (Core Invoice Usage Specification)
UN/CEFACT CII
Cross-Industry Invoice, standard des Nations Unies (UN/CEFACT). C'est le même XML que celui embarqué dans Factur-X, mais utilisé en standalone sans enveloppe PDF. Moins répandu en France, mais nativement supporté par certains ERP internationaux.
- Standard : UN/CEFACT D22B + profil français
- Base technique de Factur-X
- Version requise : D22B
Factur-X en détail : le format hybride
Factur-X est le format privilégié par l'administration française pour les PME et TPE. Sa force : la dualité PDF + XML. Le document PDF/A-3 garantit l'archivage longue durée (norme ISO 19005-3), tandis que le fichier XML structuré au format UN/CEFACT CII est embarqué en pièce jointe à l'intérieur du PDF.
En pratique, cela signifie que vos équipes comptables voient un PDF qu'elles connaissent déjà, avec la mise en page habituelle de vos factures. Pendant ce temps, les systèmes informatiques (ERP, logiciel de comptabilité, PA) extraient l'XML pour intégrer automatiquement les données sans ressaisie.
Les 6 profils Factur-X
Factur-X définit 6 niveaux de détail dans les données XML. Plus le profil est élevé, plus le XML contient d'informations :
- Minimum — Données minimales (identifiants émetteur/destinataire, montant total, date). Insuffisant pour la réforme française.
- Basic WL — Ajout du détail des lignes sans montants individuels. Insuffisant.
- Basic — Détail des lignes avec montants. Couverture partielle.
- EN 16931 (Comfort) — Conforme à la norme européenne EN 16931. Suffisant pour la facturation européenne standard.
- Extended — Informations complémentaires (conditions de paiement détaillées, références marché).
- Extended-CTC-FR — Le profil obligatoire pour la réforme française. Ajoute les SIREN émetteur/destinataire, le code de routage PA, le type d'opération, les mentions légales spécifiques. Un Factur-X en profil inférieur sera rejeté par le PPF.
Le format PDF/A-3 impose également des contraintes techniques : polices embarquées, pas de contenu dynamique (JavaScript, vidéo), métadonnées XMP obligatoires. Si vous générez vos factures vous-même (hors ERP), assurez-vous que votre générateur PDF produit du PDF/A-3 conforme et non un simple PDF classique renommé.
UBL 2.1 : le standard européen
Universal Business Language (UBL) est un standard développé par l'organisme OASIS, devenu la référence pour les échanges électroniques en Europe. Si vous facturez déjà le secteur public français via Chorus Pro, ou si vous utilisez le réseau PEPPOL pour vos transactions européennes, il y a de fortes chances que votre ERP produise déjà de l'UBL.
L'UBL est un format XML pur : pas de composant PDF, pas de représentation visuelle intégrée. Le fichier contient exclusivement des données structurées. La visualisation humaine nécessite une transformation (XSLT vers HTML ou PDF) réalisée par le logiciel de lecture ou la PA elle-même.
Avantages de l'UBL pour la réforme :
- Maturité — Déployé à grande échelle dans toute l'Europe depuis des années. L'écosystème d'outils (validateurs, convertisseurs, bibliothèques) est très riche.
- Interopérabilité — Compatible nativement avec PEPPOL, facilitant les échanges transfrontaliers. Si vous avez des clients/fournisseurs européens, l'UBL simplifie la convergence.
- Support ERP — Les grands ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage X3) supportent nativement l'UBL ou proposent des modules dédiés.
- Légèreté — Pas de fichier PDF à générer, le fichier XML est compact. Sur de gros volumes de factures, le gain de stockage et de bande passante est significatif.
Pour la réforme française, l'UBL doit respecter le profil CIUS-FR (Core Invoice Usage Specification — France). Ce profil ajoute les champs spécifiques à la réglementation française : identifiants SIREN, codes de routage, type d'opération, et mentions légales obligatoires. Un UBL générique conforme à EN 16931 mais sans les extensions CIUS-FR sera rejeté par les PA.
UN/CEFACT CII D22B : le standard international
Le format Cross-Industry Invoice (CII) est développé par le Centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques (UN/CEFACT). C'est un standard XML conçu pour être universel, indépendant de tout secteur d'activité ou zone géographique.
Le CII est techniquement le « frère » de Factur-X : le XML embarqué dans un fichier Factur-X est du CII. La différence est que le CII standalone s'utilise sans l'enveloppe PDF/A-3. Le fichier XML est envoyé seul, et la représentation visuelle est générée par le système récepteur.
Quand choisir le CII ?
- ERP internationaux — Certains systèmes (notamment d'origine allemande, nordique ou asiatique) produisent nativement du CII plutôt que de l'UBL. Si votre ERP génère déjà du CII conforme, inutile de migrer vers un autre format.
- Cohérence avec Factur-X — Si vous utilisez Factur-X pour vos factures PDF et que vous souhaitez également transmettre des factures sans PDF (par exemple via API), le CII standalone évite de maintenir deux schémas XML différents.
- Transactions extra-européennes — Le CII est le format de référence dans plusieurs pays hors UE qui adoptent la facturation électronique.
La version requise pour la réforme française est la D22B, avec les extensions spécifiques France (identifiants SIREN, codes de routage, type d'opération). Comme pour l'UBL et le Factur-X, un CII générique sans les champs français obligatoires sera rejeté.
En France, le CII standalone représente une part marginale des factures électroniques. La majorité des entreprises s'orienteront vers Factur-X (PME/TPE) ou UBL (GE/ETI). Mais si votre infrastructure technique repose déjà sur le CII, c'est un choix parfaitement valide et pleinement conforme.
Comparatif des 3 formats
Ce tableau synthétise les différences clés entre les trois formats acceptés par la réforme. Utilisez-le pour orienter votre choix en fonction de votre contexte technique et organisationnel.
| Critère | Factur-X | UBL 2.1 | UN/CEFACT CII |
|---|---|---|---|
| Type de fichier | PDF/A-3 + XML CII embarqué | XML pur | XML pur |
| Lisible sans outil | Oui (partie PDF) | Non | Non |
| Standard d'origine | Franco-allemand (FNFE-MPE / FeRD) | OASIS (international) | UN/CEFACT (Nations Unies) |
| Profil requis France | Extended-CTC-FR | CIUS-FR | D22B + extensions FR |
| Utilisé par | PME, TPE, micro-entreprises | GE, ETI, Chorus Pro, PEPPOL | ERP internationaux |
| Support ERP | Large (Sage, Cegid, EBP, Pennylane…) | Très large (SAP, Oracle, Dynamics, Sage X3…) | Moyen (ERP d'origine DACH, nordiques) |
| Archivage légal | Intégré (PDF/A-3 = archivage longue durée) | Nécessite GED ou coffre-fort électronique | Nécessite GED ou coffre-fort électronique |
| Taille fichier | Plus lourd (PDF + XML) | Léger | Léger |
| Transition | Douce (vos équipes voient un PDF) | Rupture (XML uniquement) | Rupture (XML uniquement) |
Quel format choisir ? Critères de décision
Le choix du format dépend de quatre facteurs principaux : votre taille d'entreprise, votre ERP actuel, vos partenaires commerciaux, et votre niveau de maturité numérique.
Choisissez Factur-X si :
- Vous êtes une PME ou TPE avec des équipes comptables habituées au format PDF
- Vous souhaitez une transition en douceur qui ne bouleverse pas vos processus internes
- Votre ERP ou logiciel de facturation supporte déjà Factur-X (Sage, Cegid, EBP, Pennylane, et beaucoup d'autres)
- Vous avez besoin d'un format auto-archivant (le PDF/A-3 intègre nativement l'archivage longue durée)
- Vos clients sont principalement des entreprises françaises
Choisissez UBL si :
- Vous êtes une GE ou ETI avec un ERP qui supporte nativement l'UBL
- Vous facturez déjà le secteur public via Chorus Pro
- Vous avez des partenaires commerciaux européens via PEPPOL
- Vous traitez de gros volumes de factures et la légèreté du XML pur est un atout
- Vos équipes sont à l'aise avec des outils de visualisation XML ou des portails fournisseurs
Choisissez CII si :
- Votre ERP produit nativement du CII (fréquent dans les ERP d'origine allemande ou nordique)
- Vous souhaitez une cohérence technique avec Factur-X sans la couche PDF
- Vous avez des échanges commerciaux significatifs hors UE où le CII est le standard
Quelle que soit votre décision, vérifiez impérativement que votre logiciel de facturation produit le profil français requis (Extended-CTC-FR pour Factur-X, CIUS-FR pour UBL, D22B + extensions FR pour CII). Un format conforme à la norme européenne EN 16931 mais sans les extensions françaises sera rejeté par les PA.
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